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情報同期の重要性

情報同期の重要性

プロジェクトマネジメント、専門知識、適切な能力を持つスタッフの収集(リソース)、予算・スケジュール・品質のバランス...プロジェクトの成功にはさまざまな要素が欠かせません。

その中でも環境を整えることでプロジェクトの成功率が高まるもののひとつが「情報同期環境の整備」。「情報同期？なんだそれ？」と思うかもしれません。しかしPMOやシステム担当者が「情報同期性」という言葉を念頭におき、プロジェクトの実行環境を整備することでプロジェクト関係者の負荷やリスクを飛躍的に改善できるケースがよくあります。

「といわれてもなんのことだか？」と思われるかもしれませんが、実は、多くのプロジェクトで情報同期への取り組みは必ず行われています。

例えばメーリングリスト。多くのプロジェクトでごく当たり前に利用されているメーリングリストも実は「メンバー間の情報同期」を行うためのツールで。(逆に「同期されている」と思っていると誰も見ていなかったりしますが(笑))

分散化によるリスク。破綻が生まれる瞬間

「なーんだそんなことか」と思うことでしょう。そうです、実はプロジェクトの環境には既にさまざまな「情報同期性をあげる」環境が整備されています。

例えばファイルをメール添付するではなく、ファイルサーバーを活用する事が増えていませんか？「バグチェックのリスト」「スケジュール」「品質チェックリスト」「コンテンツリスト」のように更新されつづけるべきものをメールでやりとりしている場合、最新情報が分散化し、情報の同期はとることが難しくなります。 サーバー側の管理を徹底することで、分散化によって生まれる問題が減り、情報同期性は高まります。

例えばバグフィックスにおける「先祖返り」。「修正する際、古いファイルを使ってしまった」これはほとんどのプロジェクト関係者が経験しているはずです。プログラマーがプログラムの改変を行い、エクセルに「修正済み」のチェックを行いエクセルファイルをメール送信。しかしその瞬間、クライアントがプロジェクトの新たなバグを見つけ手元のエクセルファイルに新たな項目を付け加えプロジェクトマネージャーに送信...。どうでしょう？これが情報の同期性を保てなくなる瞬間です。そしてプロジェクト管理が困難になり、破綻が生まれる瞬間でもあります。

もしこれがメールによる添付ではなく、「オンラインストレージに保持するファイルが最新のものにすること」と規定するだけで情報の同期性はそれなりに担保されます。Googleのスプレッドシートなどリビジョン管理や共同作業が出来るシステムならさらに同期性があがります。

イシュートラックシステム「JIRA」

ある一定規模のシステム開発プロジェクトでは、「イシュートラック」と呼ばれる情報同期のシステムが採用されています。イシュートラック／バグトラックのシステムは、オープンソースのものから高額なものまでさまざまですが、WEB制作の現場においてはまだ利用されているケースは多くありません。

アトラシアン社による"JIRA"は手頃な価格と機能のバランスから世界でも採用例が多いイシュートラックシステムです。日本でも多くのシステム企業大手に採用されています。

JIRAに限らずソースコードとリビジョンをサーバー側で管理するシステムでの開発が徹底されている場合、こういった問題はほとんど無くすことが可能になります。ソースコード以外のコメントなどの情報も共有することが出来るため、最新情報は常にサーバー上のシステムで同期がされている形を保もつことが可能になります。

さらにタスク管理やスケジュールの機能も備えていることから、プロジェクト従事者はバグや問題点の「管理」に頭を使わず、問題解決やバグの解決に集中して取り組むことが可能になります。

プロジェクトの特性に合わせた同期性の設計がカギ

情報の同期性を保つには少なくともサーバー管理型、そして今やWEB管理のシステムが必要です。「マイクロソフトプロジェクト」は優れたプロジェクト管理システムですが情報同期性を保てる範囲はファイヤーウォールの中に留まります。WEB管理の情報管理システムはGoogleのスプレッドシートやグループウェア、あるいは前述のアトラシアン社のJIRA*を含めさまざまなシステムがあります。(一方で非WEB系のシステムには安全性や操作性などのメリットがありますが、今後は減っていくでしょう。)

どのシステムが適しているかは情報共有を行う内容やプロジェクトや組織の特性によって違います。システムを利用するのは人です。高機能なシステムは、定着しない可能性が高まり、少なくとも定着までに時間を必要とします。また、人は重複する作業を嫌がります。システムによっては重複する機能がある事も少なくありません。また、昔から組織に属しこれまでのやり方に慣れている人が新システムの導入に反対する事もよくあることです。

ロフトワークでは、10近いシステムを利用しています。その多くは「情報の同期性をあげる」という視点を元に導入されてきています。導入が成功すればメンバーは情報の管理と受け渡しに労力をかける事無く、生産とコンセンサス作りに集中することが出来ます。

プロジェクト管理の周囲にあるシステムの役割はさまざまです。特に最近ではSaaSを中心に導入しやすい沢山のシステムが存在します。その中から何を選ぶか。「プロジェクトの情報同期性を高める」という視点は、プロジェクトの生産性と成功率をあげる上で欠かせない視点です。

※ ロフトワークはアトラシアン社の日本における正規パートナーです。JIRAに関して詳細情報が必要な方はお気軽にお訊ねください。

アキッレ・カスティリオーニ 特別内覧会に行きました

クリエイティブイベントに行ってみると発見が一杯！

Studio Museo Achille Castiglioni - アキッレ・カスティリオーニ "想像の記憶" 特別内覧会

これが汐留なのです。人も少なく気持ちのいい空間が広がってました。

汐留シオサイト5区はいい感じでした。

インテリアプロダクトデザインの巨匠、アキッレ・カスティリオーニの特別内覧会に誘われて行ってきました。

場所は汐留再開発のはずれ、汐留シオサイト5区にある「クリエイティブ・センター」にて。
このエリアに来たのは初めてなのですが、まだ周辺の鉄道を含め大規模な工事が続いていて一本道を間違えるだけでなかなかたどり着けません。(そうです、なかなかたどり着けなかったのです…というか迷子になってました)

そういえば汐留エリアが開発中よくメディアに取り上げられていた頃、このエリアの事を「汐留エリア最後発のエリアはイタリアの都市をイメージして開発されます！」なんていう感じを聞いてました。それを聞いて「またどこかのマネなのか…」とがっかりした覚えがあるのですがところがどっこい、来てみると「なんちゃって感」も無く、よくデザインされた雰囲気の良いエリアになってました。2,30年ほどたつと、色気も出そうないい感じの区画。もうちょっと話題になってもよさそうな雰囲気です。(道を一本挟むと「The新橋」という町並みが連なるのはご愛嬌ですが)

Studio Museo Achille Castiglioni

インビテーションカード

さてさて、本題に入ります。

アキッレ・カスティリオーニはちょっとインテリアに興味がある人なら一度は彼のプロダクト製品をどこかで目にした事があるのでは？という高名で多作なインテリアプロダクトにおける巨匠。

家具や照明だけではなく、都市計画にも関わる多才な方。モダンでシンプル、でもユーモアたっぷりでしかも人にやさしい彼の作品はインテリアやプロダクトのデザイナーでなくても、ユーザビリティやインターフェースデザインを学ぶときに一度はその名を聞いたはずです。

上画像２点は書籍表紙。下の作品画像はアキッレ・カスティリオーニ氏のサイトよりお借りしました。

今回は、アキッレ・カスティリオーニの娘さんご夫婦がはじめて東京に来日。娘さんによるアキッレ・カスティリオーニ氏の作品をカジュアルに解説するという形の内覧会でした。

なにしろ娘さんもイタリア人、よく話す！明るく元気に、生真面目に聞き入る日本人を前にガンガン話します(笑)。

通訳ももちろん入るのですが、口調の勢い、それとデザインやお父上のアキッレ・カスティリオーニ氏への尊敬、そしてちょっとしたウィットでとても魅力的に氏のデザインを解説していきます。

カメラを忘れてしまったため、iPhoneにて撮影

最近疑われる事も増えてますが(笑)、私もデザイナーのハシクレです。ですからこういった事にとっても興味があるはず…なのですがそれにも増して実は私はとても「出不精」です。外に出て色々な人に会うのは同じロフトワーク創業者の林をはじめ優秀なスタッフに任せちゃう(=逃げちゃう)ことが多く、こういった展覧会に参加することがあまりありません(関係各位すいません)。

そんな私ですが、やっぱり来てみるととっても楽しいんですよね。アキッレ・カスティリオーニ氏のクリエイティブに対する真剣な取り組みや、使う人を考える気持ちなどは何十年という時間を超えて学べることが出来てとっても刺激的。折しもその日の昼、とあるインテリアデザイン事務所の方とお話する機会もあり、沸々と「早くロフトワークもインテリアデザインに進出をしたい」なんて考えていたりもしたから一層わくわくしたりもします。

こういった事に行く機会、皆さんも実はちょこちょこあるけど「また行きそびれちゃった」という事が多いのではないでしょうか？私もそうですが「仕事が終わらないし」「また今度でいっか！」というつい生まれちゃう気持ち。それをねじ伏せ(笑)！ちょっと足をのばすだけで日常では得られない刺激を大抵得られます。その次の日、また頑張ろう〜っていう気持ちがメキメキ出て来る自分をみつけたりします。

というわけで、ぜひ皆さんもこういう機会を逃さずに足を伸ばしてみましょう！というのが今回のコラムの趣旨。(え？ちゃんと欠かさず行きますけど何か？というマメな人はすいません)

ちなみにこの展覧会は11月27日まで開催されています。展覧会自体は決して大きなものではないのであんまり気合いを入れていくと拍子抜けしちゃうかもしれません。「Fish Bank TOKYO」やConradTokyoの「Gordon Ramsay」でのデートの前に汐留シオサイト5区の散歩がてらふらっと寄るっていう感じが不況直前の東京遊びっぽくていいかもしれません。ただし私のように迷子になると目もあてられないので気をつけて！

SaaSとクリエイティブ、その相性と可能性

ご存知ですか？便利なSaaSが続々登場しています！

SaaSという言葉、最近良く聞きますよね

IT雑誌だけではなくビジネス雑誌にも頻繁にも登場するSaaS、Software as a Serviceの略で代表格としてSalesForceが有名です。

実はロフトワークではGoogle企業向けサービス、37signalsのBaseCampやBackPack、Zoho、RTMなどなど積極的にSaaSを利用しています。
（ロフトワークのSaaSの活用の話はまた後日。）

ロフトワークでもさまざまなSaaSを採用しています！

現在ロフトワークがテストをしているのがサポートデスクのSaaS「Zendesk」です。

http://www.zendesk.com/ 

まだ日本語対応がされていないため利用には工夫が必要ですが、なかなか優れた発想を持っています。中小規模な開発ベンダーにとって、サポートは悩みのタネ。でもほとんどの質問は過去に行なわれた質問ですし、インシデント管理もトラブルになりやすい問題です。

Zendeskはそういった問題を解決し見える化するのはもちろん「顧客との対話の場」として信頼関係を構築し、開発にフィードバックも出来る…そんな思想をかいま見る事ができる楽しみなサービスです。

サポートデスクのSaaS"Zendesk"

こういった優秀でビジネスに実際に利用可能なSaaSが月に数サービス、世界に誕生しています。大手ソリューションベンダーが何百万／何千万という価格で販売していたソリューションがこうしてどんどん月額X万円のSaaSで実現しています。

もちろん全てのソリューションがSaaSになるわけではないでしょう。でも私が想像していたよりも、そして社会が想像していたよりもSaaSの浸透スピードはかなり早い、というのが私の印象です。

中小企業にとって、大手企業でしか手に入れられなかった「見える化」や「機能」が一瞬で手に入れることが出来るチャンス。そして企業規模を問わず「変化」を求め続けられる今後、SaaSという形態はひとつの回答なのでは？というのはちょっと言い過ぎでしょうか。

進化のスピードと日本の出遅れ

多くのSaaSはAPIを公開し他のサービスと連携が可能、そしてSaaSの恐ろしいところはパッケージと比較し「あっという間に進化する」ところです。我々も気がつかないうちに「あれ？こんな機能ってあったっけ？」「あ、ちょっと使いやすくなったね」という事が起こるのがSaaSであり、気がつけばパッケージソリューションよりも大きく進化をしていたりします。

そんなSaaS、「便利だな～」なんて思って利用しているのですが、いくつか思うところがあります。

まずひとつ目。日本からスタートし、広まっているSaaSがほとんどありません。そして「日本ローカル」という事でのんびりとしていた日本のビジネスアプリケーションもこれからはネットワークを通じて世界からどんどん攻めらるのではないでしょうか。これまで海外からの流入を日本の周りをぐるりと取り巻く「海」が阻んでいましたが、もう通じません。どんな企業でもSaaSを今日から導入することが可能です。サポートの問題も「サポートだけ」受ける日本の企業が生まれ始めています。

今後日本のシステム開発会社は守勢な状況になるのでは？と心配でなりません。
日本のシステムベンダーさんもインターナショナル対応とSaaS化し、ぜひぜひ世界に進出をして下さい！(パートナーベンダーの皆さん、応援しています！)

SaaS＋クリエイティブ＋プロジェクトマネジメントで広がる未来

２番目。それはロフトワークのように、プロジェクトマネジメントという「コア」を持ちさまざまな人や企業と繋がり、クリエイティブやシステムをつくっている会社にとってはとても「面白い」時代になっている、ということ。

世界中のクリエイティブとSaaSを組み合わせれば何ができるんだろう？そう考えると夢が広がります。

例えば、ロフトワークでは今現在、大企業のイントラサイトをつくるプロジェクトを手がけています。10年前、その企業のイントラをロフトワークのような「クリエイティブ系」が手がけるなんて悪い冗談としか思われなかったはずです。

それを実現したのはCMSなどのパッケージソリューション。ロフトワークはUIや情報設計に注力し、開発は極小化することで大企業に耐えうるイントラサイトを構築することが可能になっています。そして素晴らしいサイトが出来る自信もあります。

この傾向はECやSNSなどの既存システムとCMSなどの組み合わせでも多数生まれて来ており、手がけることが出来るシステムの複雑さと規模は年々高まって来ています。

これがSaaSの出現、公開されたAPIとクラウドによって、もっともっとロフトワークが取り組めるプロジェクトやつくれることの範囲が広がると確信しています。

インターネットを通じて「つくれる」ことの可能性がますます、そして急速に広がっている。

SaaSのスピード感とスケーラビリティ、そしてそのネットワーク性と連携性。この力とクリエイティブを見ていると、これからの可能性を感じわくわくしています。

情報設計(IA)の重要性

重要になる情報設計力(Infomation Architect)

本当の情報設計力が試される、大規模サイト／高機能サイト

IA --- Infomation Architect(情報設計)

WEBサイトは高機能／大規模化する一途です。
一昔前なら、企業アプリケーションにWebが使われることはほとんどありませんでしたが、今やSaaSを筆頭にCRMやERP、銀行への振込やイントラネットなどあらゆるアプリケーションがWeb化しつつあります。

数百ページはもちろん数千ページ・数万ページの企業サイトも増え、中堅以上の企業や組織のサイトリニューアルにCMS導入はもはや当たり前といえます。数名のウェブデザイナーの共同作業よってつくられる「ホームページ」も無くならないものの、情報設計／デザイン／コーディング／システム開発／CMS構築／コンテンツ移行とそれぞれの分野における専門家が集まり制作を行なう大規模プロジェクトが急激に増えつつあります。一軒家のようにウェブデザイナーが手作業で組み立てていたウェブサイトはすでに大規模なビルの様相を呈しているのです。

このような状況の中、IA(情報設計)が重要となるのは当然のことかもしれません。求められる機能や情報量は多く、しかしまだつくられた事は少ない。実際問題、情報設計が破綻し「使い勝手の悪い」サイトは次々と生まれつつあるのが実情でしょう。

しかし、気をつけなければいけないのは情報設計＝ユーザーインターフェースではないという事です。

情報設計に必要なのはユーザーインターフェースだけではない

優れたUIデザイナーだからといって、大規模サイトの情報設計が出来るわけではありません。

IA というと、つい先進的なインターフェースが話題になります。珍しいFLASHやブログに見えないブログ・・しかしユーザーインターフェースやデザインは情報設計力における一構成要素にすぎません。

数百ページ／数千ページのサイトにおいて、ユーザーが求める情報が存在する末端のページまで誘導するのは、ユーザーインターフェースではありません。ましてやトップのFLASHが果たす役割は極めて限定的です。

大規模なサイトの「情報設計」を行なうには、サイトの全てのコンテンツをきちんと把握し、コンテンツブロックに分解し、コンテンツブロック同士の中で適切な誘導を考え、またコンテンツブロック内でいかに情報を見せるかを考えるなど、デザイナーが規定できる範囲を超えた膨大な設計作業が必要です。

IA(情報設計)と情報を格納するCMSの関係

本当の情報設計を実現するには、情報をリポジトリ化するCMS導入がかかせない

マニュアル(手作業)によるサイト運用が前提の大規模サイトは、どんなに厳しいレギュレーションを作っても、徐々にサイト全体が劣化します。

原因は「デザインレギュレーション」では情報構造を規定しきれず、全てのコンテンツに対する情報設計が行き届かない不完全なものになるためです。

一方、CMSはまさに「情報構造」を規定し、生成されるコンテンツを当初の設計通りにマネージメントが可能であり、そのためのシステムです。どんなにページが増えても、あるいは商品がニュースが増え続けても情報構造が壊れません。逆に言えば規模や運用に耐える真の情報設計を行うにはCMSをはじめとした情報を管理するシステムの導入は欠かせないのです。

特に大規模なサイトを運用することを前提につくられた商用CMSやオープンソースCMSの多くは「情報(コンテンツ)」「デザイン(UI)」「運用(ワークフロー)」をそれぞれ別に設計可能です。

大規模なサイト・高機能なサイトの多くは、膨大なコンテンツを運用する、あるいは既に持っているケースがほとんどです。そのデータがディレクトリーごと、あるいはカテゴリーごとに何千件あり、それぞれをどう紐付かせ、どう見せるかを考ええる必要があります。情報設計を行なうには膨大な全コンテンツとその内容を把握することから始まります。

例えばあなたのサイトのニュースページ

例えばどのサイトにもある「ニュース情報」。
情報設計の視点で見るとやるべきことがたくさんあります。皆さんのサイトはきちんと出来ているでしょうか？

・ニュースの一覧ページがあり、タイトル・日時など必要な項目が記載されている。
・トップページには適切なニュースが掲載されている。
・入力は１回で済んでいる。一覧用／トップ用など複数回の入力を必要とされていない。
・PDFダウンロードがいきなりスタートしない。
・自動的にアーカイブが出来ている。
・RSSが配信されている。
・プレスリリース／最新製品,サービス／CSR／採用など、カテゴリーごとにニュースは配信され、それぞれがわかるようになっている。
・カテゴリーごとのニュース一覧がみることができる。
・カテゴリーページトップに、適切な最新ニュースが掲載されている。
・ニュースは適切な日時に配信される体制ができている。

いかがでしょうか？上記全てを実現することは容易ではなく、しかし全ては「当然行なわれるべき」ことです。そして残念ながら手作業による運用を前提につくられたサイトで上記を完全に実現することは不可能です。

ロフトワークのアプローチ

数多くの大規模サイト構築とCMS導入の経験が生む、本当の情報設計力

ロフトワークでは大規模なサイトリニューアルの多くがCMS導入に関わるプロジェクト。求められるのは、企業や組織のスタッフによる日々の運営に耐えられる情報構造です。多くのCMSサイトが１年間で数百〜数千ページ以上のコンテンツが増え続けます。増え続ける膨大なコンテンツの中で、訪れたユーザーがそれを意識せずに目指したコンテンツにきちんとたどり着けるか。

ロフトワークはより本質的な「情報構造」のレベルから情報設計力を考え提示をしているのです。

100以上の大規模サイト／高機能構築の経験が生む情報設計力

システム開発会社とともに、BtoB WEBサービスを構築することも可能です

ロフトワークが手がけるWEB構築の業務のほとんどはCMSに代表される大規模かつ高機能なサイト構築。

ディレクターは小規模なCMS導入からはじまり、中規模なCMSサイト構築やWEBアプリケーション開発を経て、大手SIerやシステムベンダーと共に高機能なサイトを幾度となく日々構築しています。数千ページのサイトを「机上で設計」するだけではなく数多く構築することで、組織レベルでの大規模サイト／高機能サイトの情報設計を着実に行います。

教育と情報共有が生み出す情報設計力

クリエイティブミーティングの様子

教育と情報共有も情報設計力の強化には欠かせません。

ロフトワークでは社内で定期的な仕様設計／情報設計に関する研修を行い、月に一度情報設計に関わるディレクターによる相互レビュー「クリエイティブミーティング」を開いています。

またWikiをカスタマイズしたECM（enterprise content management）によるナレッジを集積し、リスクの高い情報設計に関する情報共有を行っています。組織レベルで情報設計力を高めるためには、スタッフ群の情報設計という高度な能力に対応できる能力の均質性も重要です。ロフトワークのディレクターがプロジェクトマネジメントと情報設計に適しているかどうかという視点で選ばれている「専門のディレクター集団」であることも品質の高さを生み出しています。

誰もがごく普通につかえるものを

ロフトワークの「情報設計力」は目立たないかもしれません。なぜなら情報設計の本質は珍しいFLASHや、ユーザビリティ調査というわかりやすいものではないことを知っているからです。

CMS を利用し数千,数万ページのサイトの構築、あるいはシステム開発会社と共同でSNSなどの高機能サイトの開発、年間200以上の大規模WEBプロジェクト…そして経験がさらなる総合的な情報設計力を生み出しています。

誰もがごく普通につかえるものを当たり前につくれる本当の情報設計力。それがロフトワークが提供するI.A.(Infomation Architect)です。

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